Toekomstperspectief voor gemeentelijk vastgoedbeheer

De wereld waarin je vastgoedportefeuille als gemeente moet presteren, verandert door actuele thema’s zoals verduurzaming, circulariteit, energietransitie en klimaat. Tegelijkertijd stellen gebruikers steeds hogere eisen aan de panden die ze gebruiken.

Om deze uitdagingen aan te pakken, zijn goed opgeleide medewerkers, voldoende financiële middelen en actuele informatiesystemen essentieel. Maar juist op deze vlakken ontstaan knelpunten. Beheerorganisaties hebben te maken met vergrijzing en een verlies van kennis door vertrekkend personeel. Het is ook lastig om nieuwe mensen aan te trekken vanwege personeelsschaarste. Tegelijkertijd neemt de druk op de budgetten toe en wordt de behoefte aan een transparante onderbouwing van uitgaven en gemaakte keuzes steeds groter. Met andere woorden: er ontstaat een spagaat. Aan de ene kant zijn er steeds meer en hogere eisen aan beheerorganisaties en hun vastgoedportefeuilles. Aan de andere kant staat de druk op mensen en middelen. Hoe kun je als beheerorganisatie uit deze complexe situatie komen? In dit blog introduceren we het gedachtegoed van asset management en belichten we enkele waardevolle kernelementen ervan.

Sturen op waarde

Asset management draait om het managen van assets, in dit geval een vastgoedportfolio. In het Nederlands vertalen we asset management als waardegedreven ontwikkeling en beheer van assets. De kern van assetmanagement ligt in het realiseren van waarde met deze assets. Natuurlijk is de financiële waarde belangrijk, maar het gaat ook om de maatschappelijke waarde van vastgoed, zoals welzijn, cultuur en sport. Bij assetmanagement gaat het erom die waarde te maximaliseren, rekening houdend met de beperkingen van beschikbare mensen en middelen. Met assetmanagement streven we naar een optimale en transparante balans tussen prestaties, waarde en kosten. Risico- en kansenmanagement speelt hierbij een belangrijke rol om waarde toe te voegen en te behouden.

Richten, inrichten, verrichten

Hoe bereik je die balans tussen waarde, prestaties en kosten? Het asset management-gedachtegoed biedt handvatten voor een gestructureerde procesketen. Deze keten begint met richten: het bepalen van doelen en het uitzetten van de koers. In deze strategische stap beantwoord je vragen zoals bijvoorbeeld: Wie zijn onze belangrijkste stakeholders en wat zijn hun belangen? Wat betekent dat voor de waarden die we met ons vastgoedportfolio willen realiseren? Welke ontwikkelingen komen op ons af? En wat betekent dat alles voor onze doelen en strategie als vastgoedorganisatie? De uitgezette koers vormt het kader voor transparante en waardegestuurde besluitvorming in de vervolgstappen.

Na het richten komt het inrichten: het vertalen van de koers naar concrete kaders, realiseerbare plannen en een meerjarig maatregelprogramma voor onderhoud, vervanging en investeringen.

In deze cruciale stap bepaalt de vastgoedorganisatie welke projecten en activiteiten de komende jaren met de beschikbare mensen en middelen worden uitgevoerd. Zo wordt op papier invulling gegeven aan het realiseren van maximale waarde met de beschikbare mensen en middelen.

Verrichten is de fase waarin de plannen daadwerkelijk worden uitgevoerd. Zonder uitvoering geen resultaten.

Assetmanagement stopt niet na deze procesketen. Continu verbeteren is essentieel. Monitoring, evaluatie en verbetering maken deel uit van het assetmanagement-proces.

Door deze procesketen goed in te richten, zorg je als vastgoedorganisatie dat je met de beschikbare mensen en middelen maximale waarde uit je assetportfolio haalt. De keten biedt houvast en structuur bij het uitvoeren van de vele taken. Optimalisaties op dit vlak kunnen aanzienlijk bijdragen aan effectiviteit en efficiency binnen organisaties.

Mensenwerk

Bij assetmanagement draait alles om mensen. Zonder competente en deskundige medewerkers kan de goed ingerichte procesketen niet goed functioneren. Ervaring leert dat mensen voor 70 tot 80% het succes van vastgoedbeheer bepalen. Daarom loont het investeren in de ontwikkeling van medewerkers. In de keten zijn verschillende mensen met diverse vakkennis en competenties nodig, zoals beleidsmakers, beheerders, projectmanagers, technici, juristen, inkopers en financiële experts. Dit vraagt niet alleen om individuele kennis en vaardigheden, maar ook om een cultuur van transparantie en samenwerking.

De ontwikkeling van deze competenties begint bij het begrijpen van de basisprincipes van asset management en hoe deze binnen de organisatie kunnen worden toegepast. Dit kan variëren van basiskennis tot het behalen van een certificering in asset management, zoals het Certificate In Asset Management (CIAM). Daarnaast zijn er gespecialiseerde opleidingen beschikbaar die zich richten op specifieke aspecten van asset management zoals bijvoorbeeld Failure Mode, Effects, and Criticality Analysis (FMECA), die essentieel zijn voor waardegestuurd werken met het assetportfolio. 

Heldere taakverdeling

In veel beheerorganisaties is de taakverdeling niet duidelijk. Dit heeft negatieve gevolgen voor efficiency, motivatie en werkplezier. Een heldere taakverdeling is een belangrijke element van asset management. Vooral omdat in de eerder genoemde stappen meerdere mensen actief zijn en met elkaar samenwerken. Dan moet duidelijk zijn wie wat doet en wat je van elkaar kunt verwachten.

Asset management biedt waardevolle informatie om processen verder uit te werken, taken en rollen te verduidelijken en de benodigde competenties toe te wijzen. Hierdoor krijgen we ook inzicht in de capaciteit die nodig is voor verschillende taken.

Informatie is essentieel

Om je vastgoedportfolio waardegestuurd te beheren en te ontwikkelen, is actuele en betrouwbare informatie cruciaal. Dit lijkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk ontbreekt het vaak aan toegankelijke gegevens en betrouwbare informatie binnen beheerorganisaties.

Informatiemanagement is daarom een belangrijke taak met verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Helaas wordt deze taak soms onderschat en worden de bijbehorende rollen niet duidelijk gedefinieerd. Het gevolg is dat actuele, betrouwbare en toegankelijke informatie ontbreekt.

Samen op weg naar de toekomst

Door onze kennis en ervaring te combineren met jouw visie en behoeften, kunnen we samenwerken aan het realiseren van toekomstbestendig en waardegestuurd vastgoedbeheer. Het gedachtengoed van asset management is hierbij een waardevol middel, geen doel op zich. Neem vandaag nog contact op of leer meer over professioneel en toekomstgericht asset management van vastgoed