Projectondersteuner / Secretaresse

Staff and SupportHealth and SafetyEnvironment
  • Rotterdam |
  • Amersfoort
Solliciteer nu

Wat je doet als Projectondersteuner / Secretaresse

Als secretaresse/projectondersteuner ben je de spin in het web binnen de adviesgroep en de grotere projecten. Je ondersteunt de adviesgroep proactief met de uitvoering van secretariële en administratieve taken en maakt deel uit van projectteams die gezamenlijk opdrachten voor klanten uitvoeren. Door je professionele ondersteuning zorg je dat (project)managers, consultants en experts hun werkzaamheden optimaal kunnen uitvoeren. Je hebt het in je om onze organisatie snel te leren kennen en vanzelfsprekend horen onze opdrachtgevers en de markt waarin de adviesgroep opereert daarbij. Je bent klantgericht, neemt je verantwoordelijkheid en bent in staat zelfstandig je bijdrage aan een project of team te formuleren, verifiëren en te monitoren.
Je belangrijkste taken zijn:

  • Het zelfstandig en doortastend initiëren, plannen en coördineren van bijeenkomsten en overleggen: je zorgt daarbij voor de benodigde faciliteiten en logistiek, je stelt agenda’s samen, legt besluiten en acties vast, verzamelt en verspreidt documentatie, ontvangt deelnemers en gasten, jaagt actiepunten na en maakt zonder moeite gebruik van moderne vergader- en conferentietechnologie;
  • Het medeverantwoordelijk zijn voor het informatiemanagement van de grotere projecten: het verzenden en archiveren van externe en interne correspondentie en projectdocumenten. Je filtert en prioriteert daarbij proactief actiepunten;
    Het zorgdragen voor consistente en kwalitatief hoogwaardige documenten, het bewerken en corrigeren van documenten op taal- en spelfouten en gebruik van de huisstijl;
  • Het assisteren in het verkrijgen van de benodigde goedkeuringen;
  • Het leveren van een proactieve en procesmatige bijdrage aan offertetrajecten;
  • Het assisteren bij financiële rapportages richting klanten;
  • Het up-to-date houden van het klantmanagementsysteem (CRM);
  • Het bieden van kundig support bij vragen vanuit de groep over Microsoft Office applicaties.

Waar je komt te werken

We zijn koploper in innovatie en duurzame ontwikkeling. Vanuit onze vestigingen in meer dan 30 landen werken 6.500 professionals aan projecten in meer dan 140 landen. Wereldwijd ontwikkelen we samen met klanten, partners en kennisinstellingen toekomstbestendige oplossingen voor steden, water, transport en industrie. Het verbinden van mensen is ons verleden en onze toekomst.

De adviesgroep Energy & Process bestaat uit ruim 80 medewerkers die werken aan de industriële transitie vanuit onze kantoren in Groningen, Amersfoort, Amsterdam, Rotterdam en Nijmegen. We doen o.a. investment en ESG consultancy, due diligences, masterplanning, project definition en concept design met als speciale aandachtsgebieden energie (elektrisch en (nieuwe) energiedragers), logistiek en supply chains.

Samen met 2 andere secretaresses ondersteun je de adviesgroep en jullie acteren als één team. Elke secretaresse heeft wel haar eigen focus en die van jou is projectondersteuning. Je rapporteert aan de Director Advisory Group (DAG).

Wat je meebrengt

  • MBO+ of HBO-werk- en -denkniveau;
  • Relevante opleiding;
  • Uitstekende communicatieve vaardigheden in woord en geschrift in het Nederlands en Engels;
  • Je bent klantvriendelijk, proactief, assertief, stressbestendig, accuraat en enthousiast;
  • Flexibele instelling (zowel in werkuren als mentaliteit)
  • Goede ICT-vaardigheden en talent om nieuwe ontwikkelingen op het gebied van digitale hulpmiddelen en Microsoft applicaties, snel eigen te maken;
  • Je bent heel handig met Office 365 en met name Word, Excel, Outlook, Teams en SharePoint;
  • Ervaring met het opstellen en redigeren van offertes, rapporten en presentaties;
  • Je wilt 32 tot 40 uur per week werken en in ieder geval wil je werken op maandagen en vrijdagen;
  • Jouw standplaats is Rotterdam of Amersfoort (in overleg);
  • Bereidheid om af en toe op een van de andere kantoren een werkdag te hebben.

Dit krijg je van ons

Naast dat je je bij ons kunt ontwikkelen binnen een mooi team dat zich bezighoudt met de mooiste en uitdagendste projecten in Nederland en wereldwijd, bieden we je ook:

  • Een goede balans tussen werk en privé, onder andere door een laptop en telefoon van de zaak zodat je kunt werken waar en wanneer je wil;
  • 28 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband;
  • Een goed primair salaris en pensioenopbouw via ons eigen pensioenfonds;
  • Een goed bereikbare werkplek op ons kantoor in Amersfoort of Rotterdam én reiskostenvergoeding of een NS-Business Card;
  • Volop opleidings- en ontwikkelmogelijkheden;
  • Persoonlijk budget dat je kunt gebruiken om extra vakantiedagen of een fiets van te kopen. Liever elke maand wat extra’s op je rekening? Dan kun je het ook laten uitbetalen;
  • Bonussen op basis van bedrijfswinst.

Ben jij onze nieuwe collega?

We maken graag kennis met je! Klik op de solliciteer button onder aan de pagina en upload je cv en motivatiebrief. Heb je nog vragen? Neem dan contact op met Johan Pruisken, Director Advisory Group Energy & Process, via [email protected]  of met Kevin Zandbergen, Recruiter Industry & Buildings, via [email protected]

Weet je iemand die hierin geïnteresseerd kan zijn?

Deel deze vacature

Gerelateerd vacatures

Loading related vacancies...

Language is changing...