5 tips voor een slimme uitvraag warmteprogramma

Het warmteprogramma moet voldoen aan alle eisen die de Omgevingswet én de Wet gemeentelijke instrumenten warmtetransitie (Wgiw) eraan stellen. Veel gemeenten overwegen hiervoor externe adviseurs in te huren die hierbij kunnen ondersteunen. Vanuit de opdrachtnemerskant zien we de eerste uitvragen al verschijnen. Wij zien kansen om ook hierin van elkaar te leren. In deze blog delen we vijf tips die je mee kunt nemen bij het opstellen van een uitvraag voor een warmteprogramma.

1. Geef een duidelijke omschrijving van waar je nu staat

Omschrijf waar je nu staat: In hoeverre zijn in de transitievisie warmte (TVW) al sturende beleidskeuzes gemaakt? Is de rolverdeling (gemeente en andere betrokkenen) duidelijk? Welke informatie is beschikbaar? Wie werken er binnen de gemeenten aan de warmtetransitie? Dit is wellicht een open deur, maar toch is het belangrijk om te benoemen. Het geeft namelijk indirect richting aan de gewenste aanpak. Vaak is er nog geen duidelijke rolverdeling en is de beschikbare informatie beperkt. De eerste fasen van het traject duren waarschijnlijk ook langer en zullen meer bestaan uit een gezamenlijke zoektocht.

2. Doe eerst (alvast) de evaluatie van de TVW

Dit lijkt misschien overijverig, want een uitgebreide evaluatie van de TVW is niet verplicht, dus waarom zou je dit dan zelfs al voor het opstellen van het warmteprogramma gaan doen? Toch kan dat slim zijn. In de evaluatie bepaal je namelijk (gezamenlijk) de geleerde lessen en dus ook waar in het warmteprogramma meer op moet worden ingezet. Ook creëer je hiermee de mogelijkheid om vooraf een monitoringssysteem in te richten, wat een waardevolle investering is voor de toekomstige verplichte evaluatie van het warmteprogramma. Door de evaluatie meer naar voren te halen en al uit te voeren voor het opstellen van de uitvraag, kun je de geleerde lessen en aandachtspunten ook meegeven in de uitvraag.

3. Geef aan wat jouw visie op het warmteprogramma is

Wij merken bij interne discussies dat voor de ondersteuning bij het opstellen van een warmteprogramma meerdere ‘smaken’ te bedenken zijn. De belangrijkste noemen we hier kort. Geef in de uitvraag aan wat jouw wens is:

• Vast of flexibel: Het opstellen en vaststellen van een warmteprogramma vraagt om structuur. Maar sommige onderdelen, zoals het bestuurlijk traject, keuzeproces en eventuele participatie, vragen om maatwerk en flexibiliteit. Bedenk welke werkzaamheden je zelf wilt doen, waar je sowieso ondersteuning op wilt (bijvoorbeeld het beantwoorden van vragen op specifieke momenten, toetsen van het plan bij een aantal stakeholders) en waar je meer flexibele afspraken over wilt maken (bijvoorbeeld via een strippenkaart).
• Doelmatig of ambitieus: Wil je een doelmatige aanpak om zo snel mogelijk iets op papier te krijgen dat aan de minimale eisen voldoet? Of liever een uitgebreid traject, met nauwkeurige en diverse analyses, geïntegreerde isolatie aanpak, veel stakeholder betrokkenheid en dat inspeelt op je nieuwe bevoegdheden?
• Ontzorgen of sparren: Gemeenten die de capaciteit en kennis hebben om het warmteprogramma grotendeels zelf te schrijven, kunnen beter ondersteuning vragen in de vorm van een sparringpartner die mee gaat naar moeilijke gesprekken en/of stukken tegen leest. Een volledige ontzorging vraagt om een andere aanpak en groter team van adviseurs.
• Planning en besluitvorming: Het eerste verplichte warmteprogramma moet uiterlijk op 31 december 2026 zijn vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Eerder vaststellen (bijvoorbeeld voor de gemeenteverkiezingen) is ook mogelijk. Geef in de uitvraag duidelijk aan wat je wens is, aangezien dit grote gevolgen heeft voor de planning en de besluitvorming. Ook is het fijn om aan te geven welke rol je ziet voor de gemeenteraad en wat je hierin van de opdrachtnemer verwacht.

4. Overweeg een gezamenlijke uitvraag

Samenwerken met buurgemeenten heeft voordelen. De aanpak, planning en uitkomsten kun je beter met elkaar vergelijken en op elkaar aan laten sluiten. Dit zorgt vaak ook voor lagere kosten, meer betekenisvolle resultaten en meer werkplezier. Ook kan de opdracht aantrekkelijker zijn voor opdrachtnemers, die daarom meer en scherper aan zullen bieden. Een potentieel nadeel is wel dat je het met elkaar eens moet zijn over de uitvraag en de aanpak, en dat er tijd geïnvesteerd moet worden in deze samenwerking. Het is ook de moeite waard om tegelijk andere aanpalende (gezamenlijke) vragen in de markt te zetten. Het (succes van het) warmteprogramma is ook afhankelijk van het planMER en een eventuele kavelstrategie, uitvoeringsplan, governance vraagstuk, enzovoorts. Ook kleinere adviesbureaus die niet al deze expertise in huis hebben, kunnen hiervoor slimme samenwerkingen aan gaan.

5. Maak de uitvraag extra aantrekkelijk

Vragen om een aantrekkelijke opdracht is enigszins spreken voor eigen parochie, maar bedenk ook dat gemeenten die hun opdracht laat en/of onaantrekkelijk in de markt zetten ook een ‘nee’ kunnen horen. Als opdrachtgever wil je kunnen kiezen uit de beste adviseurs, en moet je sowieso op tijd aan de verplichtingen kunnen voldoen. Als gemeente heb je dus baat bij het uitzetten van een aantrekkelijke opdracht. Zo maak je een opdracht extra aantrekkelijk:

• Geef een heldere en concrete omschrijving. Niet alleen van jouw visie, maar bijvoorbeeld ook van de eigen rol (en wat de opdrachtnemer niet hoeft te doen). Je verwachting duidelijk maken kan ook door richting te geven aan de prijs.
• Bied voldoende ruimte voor de opdrachtnemer om zelf een eigen aanpak te bedenken. Dat is immers wat het werk van consultants leuk maakt.
• Omschrijf jezelf als enthousiaste en interessante opdrachtgever (denk bijvoorbeeld aan net even iets meer ambitie, interessante samenwerkingspartners, een unieke leerervaring en gezamenlijk de verantwoordelijkheid aangaan).
• Beperk de concurrentie (liever meervoudig onderhands, dan in concurrentie met heel veel adviesbureaus). Bedenk dat het schrijven (en presenteren?) van de offerte voor een warmteprogramma best een grote investering van de opdrachtnemer vraagt.