Proces-architectuur bij VHZ

VHZ, een toonaangevende leverancier van duurzame kozijnoplossingen, streeft ernaar de ‘best in class’ partner voor haar klanten te zijn. Om deze ambitie te realiseren, heeft VHZ gekozen voor de implementatie van een nieuw ERP-systeem, Microsoft Dynamics Finance & Operations. Een cruciale stap hierin was het ontwikkelen van een solide procesarchitectuur. In deze blog beschrijven we de genomen stappen, de geleerde lessen en de behaalde resultaten.

 De expertise van VHZ

VHZ bestaat uit een diverse groep gespecialiseerde bedrijven, elk met unieke sterke punten en een focus op het leveren van kwalitatief hoogstaande producten zoals ramen, deuren en kozijnen, naast bijbehorende diensten zoals installatie, onderhoud en professioneel advies. Met een sterke nadruk op duurzaamheid en innovatie streeft VHZ ernaar de voorkeursleverancier te zijn voor klanten door de gehele levenscyclus van hun gevelelementen.

Uniformiteit en standaardisatie   

Binnen de VHZ-groep, bestaande uit diverse werkmaatschappijen met elk hun specifieke kenmerken en sterktes, ligt zowel een uitdaging als een kans om uniformiteit en standaardisatie te bereiken in de bedrijfsprocessen. Deze stap is cruciaal ter voorbereiding op de implementatie van een nieuw ERP-systeem en helpt toekomstige discussies over verschillende werkmethoden en perspectieven binnen de operationele bedrijfseenheden te voorkomen. Bovendien biedt het herontwerpen van de processen de mogelijkheid om Lean-principes toe te passen en de efficiëntie te verbeteren.

Uniforme basis

Samen met VHZ is Novius aan de slag gegaan om de gewenste procesarchitectuur voor VHZ te ontwerpen. Dit omvat het opstellen en doorontwikkelen van de procesarchitectuur voor de primaire productieprocessen, de ondersteunende (shared services) processen en de sturende processen. Het doel is om een uniforme basis te creëren voor de ERP-implementatie.

Door onze kennis en ervaring als katalysator in te zetten vóór het opstellen van de procesarchitectuur, hebben we de benodigde tijd en inspanning voor VHZ kunnen minimaliseren. Met een eerste voorstel voor de processen, gebaseerd op marktstandaarden en ervaring, konden proceseigenaren en key-users hun gedachten efficiënter ordenen om het gewenste procesprofiel en de procesarchitectuur te definiëren.

De oplossing

De aanpak van Novius bestaat uit verschillende stappen:

1. Identificeren van de belangrijkste processen en bepalen van de scope.
2. Opstellen van procesprofielen.
3. Ontwikkelen van de gewenste (to-be) procesarchitectuur samen met proceseigenaren.
4. Modelleren van processen conform BPMN 2.0 standaard, referentie procesarchitecturen en good practices uit de markt.
5. Valideren van de processen met proceseigenaren en procesexperts.

Novius startte het project met een grondige analyse van VHZ's ambities en uitgangspunten. Deze inzichten, gecombineerd met het bedrijfsprocesmodel van VHZ, hielpen bij het identificeren van de kernprocessen en het bepalen van de projectscope. Voor deze kernprocessen is vervolgens een procesprofiel ontwikkeld, waarin de belangrijkste kenmerken van het proces zijn vastgelegd:

• Het doel van het proces;
• De raakvlakken met andere processen;
• De verantwoordelijke(n); 
• De required resources;
• De uitgangspunten;
• De Key Performance Indicators.

Dit procesprofiel is het uitgangspunt voor het vastleggen van de gewenste proces-architectuur. Dit gebeurt in samenwerking met proceseigenaren en key-users en wordt vastgelegd volgens de BPMN 2.0-standaard.     

De stroomlijning van processen

Het eerste tastbare resultaat van dit project is de stroomlijning van processen binnen de verschillende werkmaatschappijen. Door de uniformering van werkwijzen en contracten, zoals bij de inkoopafdeling, waar raamcontracten nu als standaard dienen, worden kosten bespaard en efficiëntie verhoogd. Dit illustreert tevens de toegevoegde waarde van VHZ's overkoepelende rol.

Naast de direct zichtbare voordelen is de ontwikkeling van een gedetailleerde procesarchitectuur wellicht het belangrijkste resultaat van dit project. VHZ's bedrijfsprocessen zijn nu helder in beeld gebracht in een bedrijfsprocesmodel, met 73 processen gemodelleerd in Camunda via BPMN 2.0 en referentiearchitecturen. Deze procesarchitectuur faciliteert niet alleen de implementatie van het nieuwe ERP-systeem, maar helpt ook toekomstige discussies voorkomen door van tevoren met proceseigenaren en experts de gewenste situatie vast te leggen. Tijdens het modelleren zijn inefficiënties aangepakt en verbetervoorstellen gedaan.

Toegevoegde waarde van de procesarchitectuur

De geïmplementeerde procesarchitectuur bij VHZ heeft geleid tot uniformiteit en standaardisatie over de gehele organisatie. Dit uniforme procesbeleid verhoogt de efficiëntie en verbetert de samenwerking tussen verschillende operationele eenheden. Door Lean-principes te integreren, worden verspilling verminderd en de productiviteit verhoogd. Bovendien versterkt de procesarchitectuur het datamanagement, cruciaal voor de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van bedrijfsgegevens.

Een belangrijk aspect van het resultaat is de visualisatie van de bedrijfsprocessen in een bedrijfsprocesmodel. Dit model biedt een duidelijk overzicht van de relaties tussen verschillende processen en helpt bij het identificeren van verbeterpunten. Het gebruik van BPMN 2.0 en referentiearchitecturen zorgt ervoor dat de processen gestandaardiseerd en consistent zijn, wat de implementatie van het ERP-systeem vergemakkelijkt.

Klaar voor de toekomst

De samenwerking tussen VHZ en Novius leidt tot een succesvolle voorbereiding op de ERP-implementatie. De gedegen procesarchitectuur zorgt ervoor dat VHZ klaar is voor de toekomst en haar ambitie om de ‘best in class’ partner te zijn kan waarmaken.

Link naar Novius’ dienstverlening

Deze case benadrukt de waarde van goed ingerichte bedrijfsprocessen, bedrijfsarchitectuur, én een integrale aanpak hiervan om tot het beste resultaat te komen. Als Novius bieden wij de benodigde expertise op het gebied van (proces)architectuur. Door onze integrale aanpak hebben we daarbij VHZ kunnen helpen met het efficiënt en effectief voorbereiden van de implementatie van het ERP-systeem. 

Wil je meer weten over dit project?
Neem contact op met Erwin Lazet of Edward van de Poll.